前段時(shí)間，在我的社群里，有小伙伴問(wèn)我：

L先生，您平時(shí)要做的事情那么多，就我們所知，就有寫公眾號(hào)，回答知乎，管理社群，還有工作和家庭，您是怎么完成這么多事情的？

我告訴他：其實(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，我還同時(shí)在寫著兩本書，談著一個(gè)節(jié)目，寫著五六個(gè)平臺(tái)的約稿，開(kāi)Live，開(kāi)講座，每天要應(yīng)付各種合作需求，規(guī)劃「智識(shí)學(xué)院」，還有閱讀和學(xué)習(xí)……等等。

恰好，最近稍稍有些閑暇，把自己的時(shí)間管理系統(tǒng)重新整理了一遍，于是，打算正式回答一下這個(gè)問(wèn)題。

希望能幫到每一位覺(jué)得時(shí)間總是不夠用的朋友。

我采用的工具，非常簡(jiǎn)單，就是普通的待辦清單（Todo List）工具。只是在清單的劃分上，與其他人有些稍微的不同。

我把它叫做「AFD」方法——也就是三個(gè)清單：Action，F(xiàn)ocused，Dessert。

網(wǎng)上有許多 Todo List 工具。比如最有名的三劍客：Todoist、滴答清單、奇跡清單。無(wú)論你用的是哪一款，都適用這套方法。

甚至，即使你用Onenote或者印象筆記，乃至Excel，都可以。

下面詳述。

第一個(gè)清單：執(zhí)行清單（Action）


很多人做Todo List，就是簡(jiǎn)單地羅列出自己每天要執(zhí)行的事情。比如下面這樣：

• 到超市買蘋果
• 交報(bào)告給老板
• 完成方案第二版
• 完成文章

……

不知道你有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，這些任務(wù)中，其實(shí)存在一個(gè)問(wèn)題：

它們的「顆粒度」是不一樣的。

具體來(lái)說(shuō)，「到超市買蘋果」，就是一個(gè)非常明確、簡(jiǎn)單的行動(dòng)——你不需要思考「買什么」「去哪兒買」「怎么買」，它所占用的「認(rèn)知資源」是非常少的。

同理，「交報(bào)告給老板」也是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的行動(dòng)：發(fā)郵件，上傳附件，發(fā)送，搞定。

但是「完成方案第二版」和「完成文章」，就沒(méi)有這么簡(jiǎn)單了。

完成方案，可能包括理清邏輯、搜集數(shù)據(jù)、填充內(nèi)容、制作圖表、排版優(yōu)化……完成文章，可能包括搜集論據(jù)、搜集資料、撰寫大綱、準(zhǔn)備案例、完成全文、修改……諸如此類。

它們并不是可以一步完成的工作。


如果我們按照這種方式劃分Todo List的話，就很容易產(chǎn)生一種情況：當(dāng)我們看到這些任務(wù)的時(shí)候，會(huì)瞬間產(chǎn)生一種迷惑：

• 我做到哪里了？
• 我的思路是什么？
• 我還需要做些什么？
• 這會(huì)給我們帶來(lái)「認(rèn)知負(fù)擔(dān)」。

不要小看「認(rèn)知負(fù)擔(dān)」——實(shí)際上，為什么我們經(jīng)常會(huì)拖延？正是因?yàn)椋@些認(rèn)知負(fù)擔(dān)，使我們產(chǎn)生了這么一個(gè)潛意識(shí)：


「這是一個(gè)復(fù)雜的任務(wù)，我沒(méi)法立刻開(kāi)工，我需要先理清思路?！?br />
這就導(dǎo)致了，我們?nèi)ネ瓿伤摹竸?dòng)力」被削弱，而「阻力」卻提升了。

實(shí)際上，我們大腦的邏輯是非常簡(jiǎn)單粗暴的：我們傾向于去做簡(jiǎn)單的、不需要太多思考的事情；而排斥復(fù)雜的、需要大量投入的事情。

所以，我不會(huì)在Todo List里面寫諸如「完成文章」這樣的內(nèi)容，而是會(huì)這樣分解：

• 在Google學(xué)術(shù)上以xx為關(guān)鍵詞搜索論文；
• 讀完10篇論文，印證和完善核心觀點(diǎn)；
• 列出文章大綱；
• 準(zhǔn)備案例（可考慮xx、xx、xx和xx，不少于3個(gè)）；

……

每一條細(xì)分任務(wù)，不但會(huì)分拆到最小的操作步驟，明確「我要做什么」，而且會(huì)寫得非常具體：數(shù)量，目的，關(guān)鍵詞，等等，都不會(huì)落下。

這樣的好處是什么呢？當(dāng)我看到這條任務(wù)的時(shí)候，我就可以立刻去執(zhí)行，不需要一絲一毫的延誤，也就完全排除了大腦產(chǎn)生「這個(gè)任務(wù)很復(fù)雜，先做簡(jiǎn)單的吧」這種念頭的機(jī)會(huì)。

在我的Todo List上，我會(huì)專門開(kāi)一個(gè)清單，將所有安排在今天的任務(wù)細(xì)化、分解，列出可以直接去執(zhí)行的事項(xiàng)，讓自己專注在行動(dòng)上。

如何控制自己的念頭，不要拖延？很簡(jiǎn)單，就是專注在執(zhí)行上，不給它分心的機(jī)會(huì)。

第二個(gè)清單：聚焦清單（Focused）

很多人對(duì)「休息」有一個(gè)誤會(huì)：休息，就是好好睡一覺(jué)，讓精神得到恢復(fù)，減少身體的負(fù)擔(dān)。

其實(shí)這是不對(duì)的。

對(duì)于體力勞動(dòng)，睡覺(jué)是最好的休息方式，因?yàn)榭梢宰尲∪獾玫椒潘?。但?duì)于腦力活動(dòng)，睡覺(jué)能起到的作用是有限的。

更好的方式，是調(diào)整你的聚焦點(diǎn)，切換到不同的工作上，激活大腦的另一塊區(qū)域。

為什么呢？

你要知道，經(jīng)歷一段高強(qiáng)度的工作之后，使我們感到疲勞的，并不是因?yàn)槲覀兊哪芰繐p耗——實(shí)際上，有研究表明，大腦在高速運(yùn)行時(shí)，其耗能并沒(méi)有比休息時(shí)高出很多，甚至可以說(shuō)沒(méi)有太大變化。

使我們感到疲憊的，是對(duì)于這項(xiàng)工作的新鮮感減弱，導(dǎo)致我們?nèi)ヌ幚硭囊庠附档汀?br />
人是一種極端需要「新鮮感」的事物。長(zhǎng)時(shí)間思考同樣的內(nèi)容，會(huì)抑制大腦的活動(dòng)，讓人感到厭煩、疲倦、昏昏欲睡，乃至無(wú)法集中注意力。

很多人在這個(gè)時(shí)候，會(huì)以為自己困了，睡一覺(jué)就好。但其實(shí)，睡覺(jué)起到的作用，不是恢復(fù)精力，而是將這部分工作暫時(shí)從大腦中清除出去。等到睡醒重新工作時(shí)，它對(duì)我們來(lái)說(shuō)，又是一項(xiàng)「新鮮的」工作了。

所以，更好的方法，是在你感到疲勞時(shí)，及時(shí)切換出去，去思考別的工作，做別的事情——哪怕這件事情同樣也是高強(qiáng)度的。

這個(gè)方法，叫做分段工作法（莫法特工作法）。

我會(huì)建立一個(gè)清單，專門用來(lái)存放兩個(gè)東西：

• 一是那些重要的、亟待解決的問(wèn)題；
• 二是正在研讀和學(xué)習(xí)的論文、書籍等。

每當(dāng)我工作累了，我就打開(kāi)這個(gè)清單。一方面站起來(lái)走走、喝點(diǎn)東西，散步，一方面在腦子里思考這些問(wèn)題。比如：

下周的行程和計(jì)劃如何安排？

下一章書稿的內(nèi)容如何組織？

下一次可以在社群里做些什么活動(dòng)？

或者，打開(kāi)之前沒(méi)讀完的書和論文，繼續(xù)讀下去，做筆記，整理邏輯和知識(shí)結(jié)構(gòu)。

這非常有效。通常，過(guò)一段時(shí)間，等大腦又感到疲倦了，再重新回去完成前面的工作，思維會(huì)格外清醒。

甚至，能夠重新從別的角度去審視，發(fā)現(xiàn)一些之前沒(méi)有注意到的毛病。

第三個(gè)清單：成就感清單（Dessert）

我相信，你一定經(jīng)歷過(guò)這樣的時(shí)刻：覺(jué)得厭煩、無(wú)聊，提不起精神，不想動(dòng)腦子，無(wú)論是「Action」還是「Focused」里面的事情，一點(diǎn)都不想干。

這是很正常的。每個(gè)人的精神狀態(tài)，總有低谷的時(shí)候，我自己也是。

但如果任憑這種狀態(tài)持續(xù)下去，顯然會(huì)嚴(yán)重影響效率，怎么辦？

我的方法就是：事先做好一個(gè)「Dessert」清單，在里面放一些非常簡(jiǎn)單、無(wú)需動(dòng)腦、沒(méi)有時(shí)間限制的小事，比如：

• 整理書桌；
• 整理電腦文件夾；
• 搜集圖片；
• 下載資源；

……

諸如此類。

當(dāng)精力處于低谷、不想思考時(shí)，就打開(kāi)這個(gè)清單，逐一去完成。

一方面，這可以最大限度地利用時(shí)間，將這些不重要的小事分別做好。

另一方面，當(dāng)你一項(xiàng)一項(xiàng)完成掉它們的時(shí)候，會(huì)慢慢積累「成就感」。

這種成就感，正是幫助你擺脫這種狀態(tài)，讓精神狀態(tài)回到正常水平的最好武器。

通常，在做完2-3項(xiàng)「Dessert」之后，狀態(tài)就可以回到一個(gè)不錯(cuò)的水平，開(kāi)始去著手完成更重要的任務(wù)了。

與此同時(shí)，在做「Dessert」的時(shí)候，由于它們是完全機(jī)械、無(wú)需動(dòng)腦的，思維會(huì)處于一個(gè)自由的狀態(tài)。在這個(gè)狀態(tài)下，可以放任它自由聯(lián)想，也許會(huì)產(chǎn)生一些有意思的點(diǎn)子，也說(shuō)不定。

等到狀態(tài)回升，再把這些點(diǎn)子記下來(lái)，又是一種積累。